Ini adalah salah satu contoh
penggunaan Aliran sistem informasi/ASI untuk menganalisa permasalahan dan
mendesain sistem yang baru pada sebuah PT ABC (nama PT dikarang sendiri),
berikut adalah kutipan langsungnya:
Mungkin teman-teman mempunyai pendapat mengenai
rancangan ASI ini, silahkan masukkan komentarnya, sehingga bisa kita evaluasi
bersama-sama.
Sistem yang diterapkan atau yang sedang berjalan mengenai penjualan
barang jadi maupun data konsumen masih menggunakan system manual. Jika dilihat
dari segi fungsi penjualan pada PT ABC, supaya mudah mendapatkan informasi
mengenai perkembangan dari produksi perusahaannya, maka sebaiknya digunakan
system informasi secara komputerisasi. Pengolahan data dengan menggunakan
system manual ini dapat terjadi kekurangan dan kesalahan, sehingga terjadi
kesulitan dalam memperbaiki atau memodifikasi data tersebut, juga akan memakan
waktu yang lama untuk melakukan proses data.
Masalah system informasi pada PT ABC ini :
1.
Bagian administrasi,menerima daftar penjualan barang
yang telah dicek pelanggan dan
mencek kembali daftar penjualan barang tersebut.
2.
Kemudian diberikan kepada bagian gudang untuk mencari
barang permintaan pelanggan.
3.
Setelah barang ada maka bagian gudang memberikan daftar
barang yang dipesan pada pelanggan dan kepada bagian keuangan.
4.
Bagian keuangan daftar barang yang dipesan tersebut
dibuatnya faktur penjualan yang nantinya diberikan kepada bagian administrasi.
5.
Kemudian bagian administrasi membuat laporan harian
dengan 2 rangkap.
6.
laporan harian yang pertama diarsip dan diberikan kepada pimpinan
perusahaan sebagai laporan penjualan apabila dibutuhkannya.
Dengan menggunakan system tersebut di atas, maka perusahaan sering mengalami
masalah dalam pembuatan laporan yang khususnya bagian administrasi. Sebab
dengan system tesebut data yang diperoleh tidak efisien, karena system yang
sedang berjalan masih menggunakan system manual.
Analisa terhadap system yang sedang berjalan bertujuan :
- Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang menyebabkan system lama kurang
efisien dalam melakukan pengolahan data penjualan.
- Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan mempunyai tingkat keamanan yang
terjamin.
Berdasarkan permasalahan yang ada pada system lama
dapat disimpulkan suatu system informasi pengolahan dalam mengadakan pengolahan
data penjualan untuk menghasilkan laporan. disebelah adalah Aliran Sistem
Informasi yang berjalan
Disain Sistem Baru
Di dalam mempelajari system lama banyak sekali
ditemui kelemahan-kelemahan, seperti kurang efisiennya penggunaan waktu.
Seandainya terjadi kesalahan yang berulang-ulang berarti kita harus membuat
laporan baru. Dengan diterapkannya system baru, maka diharapkan bagi analisis
melakukan penganalisaan terhadap kebutuhan informasi yaitu berupa output yang
dikehendaki dan selanjutnya menganalisa persyaratan yang diperlukan serta
menyiapkan data apa saja yang perlu disimpan dalam file. Setelah kebutuhan
informasi dan persyaratan tersebut diterapkan, maka tahap selanjutnya adalah
tahap perencanaan, antara lain :
1. Merancang dan menerapkan file-file yang dibutuhkan yaitu membuat rancangan data-data sesuai dengan jenis
datanya.
2. Merancang system secara global.
3. Pembuatan program aplikasi.
Untuk mendesain system baru perlu diketahui
beberapa hal yang menunjang terjadinya modifikasi system yang berlaku sekarang.
Dalam hal ini penulis memulai dengan menentukan bentuk keluaran, bentuk masukan
dan file-file yang dibutuhkan,
serta proses yang terjadi selama system berjalan.
Diharapkan dengan rancangan system baru ini tugas-tugas yang dilaksanakan dapat
dikerjakan dengan baik dan informasi yang dihasilkan dapat diperoleh kapan saja
oleh pemakai system.
Berikut ini desain sistem baru:
Nama : M.Ropianto
NIDN: : 102867804
Status : Dosen Tetap YAPISTA / STT Ibnu Sina
Pengampuh Matakuliah : analisa dan perancangan sistem informasi
